(目的)

第1条　この規程は、文書事務の管理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もつて事務の能率的な処理に資することを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書の処理及び作成の原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(総務課長の職責)

第4条　総務課長は、文書の処理その他文書に関する事務がこの規程の定めるところにより適正かつ円滑に運用されるよう必要な調査を行い、その指導改善に努めなければならない。

(課長の職責)

第5条　課長は、職員の文書の処理その他文書に関する事務が、この規程に基づいて適正かつ円滑に運用されるよう、その指導に努めなければならない。

(秘密の保持)

第6条　秘密文書は、特に細心の注意を払つて取扱い、当事者又は関係者以外の目にふれる箇所に放置してはならない。

(文書管理主任者)

第7条　課に文書管理主任者を置く。

(文書収発簿等)

第8条　文書管理主任者は文書収発簿及び文書経由簿を、総務課長は書留等配布簿及び金券配布簿を備えつけるものとする。

(文書の配布)

第9条　総務課に到達した文書及び物品は、次により処理するものとする。

(文書等の受理)

第10条　前条第1項第1号の規定により配布を受けた文書は、文書管理主任者が受理するものとする。

(主管課又は出先機関で直接受領した文書等の処理)

第11条　主管課又は出先機関で直接受領した文書及び物品は、前条の規定の例により処理しなければならない。

(受理文書の処理)

第12条　文書管理主任者は、配布を受けた文書について、直ちに課長の閲覧を受けなければならない。ただし、定例又は軽易なもので、あらかじめ課長が指定するものについては、当該事務を担当する職員に直接交付することができる。

第13条　課長は、前条の規定により文書管理主任者から文書を受領したときは、これを閲覧し、処理方針を示して担当者に交付し、速やかに処理させなければならない。

第14条　文書の配布を受けた担当者は、速やかに起案、供覧その他必要な措置をとらなければならない。

(起案)

第15条　すべて事案の処理は、文書により行うものとする。

(供覧)

第16条　前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧することによつて完結するものであるときは、当該文書の上部余白に「供覧」と記載し、関係者に供覧するものとする。

(起案に当たつての注意)

第17条　起案に当たつては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(起案用紙の使用)

第18条　起案用紙の使用に当たつては次の各号によらなければならない。

(回議)

第19条　起案書は、すべて見附市事務決裁規程(平成12年見附市訓令第3号)の定めるところにより決裁権者の決裁を受けなければならない。

(重要文書の持ち回り)

第20条　回議又は合議において、急を要する文書、秘密を要する文書、説明を要する文書又は重要異例に属する文書、主管課長又は担当者が持ち回りして決裁を受けなければならない。

(合議)

第21条　起案の内容が他の課に関係のある場合は、当該起案書を関係課と合議しなければならない。

(議案、条例、規則等の審査)

第22条　次の各号に掲げるものは、総務課長の審査を受けなければならない。

(決裁年月日)

第23条　決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁者又は起案者において、所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(文書の施行)

第24条　原議は、特別の理由があるときを除くほか、直ちに浄書その他の手続を経て施行しなければならない。

(浄書又は印刷)

第25条　浄書を要する文書は、主管課において浄書するものとする。

(公印の押印)

第26条　施行する文書には、公印を押印し、かつ原議と契印するものとする。ただし、軽易な文書又は同一事案で多量なものは、公印若しくは契印を省略し、又はともに省略することができる。

(電子署名)

第27条　文書をLGWAN(総合行政ネットワーク)の文書交換システムを利用して送信する場合で、当該文書に公印の押印が必要な場合は、公印に代えて電子署名を付与するものとする。

(文書等の発送)

第28条　文書又は物品を発送しようとするときは、文書にあつては宛先を明記した封筒に入れ、物品にあつては必要な包装を施し、午後3時30分までに総務課へ回付しなければならない。この場合において、特殊取扱いによるものは、所要の表示をしなければならない。

(文書の整理及び保管)

第29条　文書は、次の各号に定めるところにより区分整理しなければならない。

(文書の編集、製本及び情報公開目録の作成)

第30条　完結文書は、主管課において毎年次の各号に定めるところにより編集及び製本をしなければならない。

(文書の保存年限)

第31条　完結文書の保存年限は、次の各号に定める区分とし、簿冊の背表紙に種別を明確にするため、それぞれ当該各号に定める色により表示しなければならない。

(文書の登録及び保存)

第32条　文書管理主任者は、編集及び製本した文書を総務課の指定した書庫に格納するものとする。

(書庫の管理)

第33条　書庫は、次の各号に定めるところにより管理する。

(保存文書の借覧)

第34条　耐火書庫及び2階の共用棟書庫の保存文書を借覧又は閲覧しようとするときは、保存文書閲覧(借覧)簿に所定の事項を記載して、総務課長の許可を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第35条　文書管理主任者は、保存している文書が保存年限を経過したときは、廃棄文書目録を2部作成し、総務課長に提出しなければならない。

(保存文書の登録の抹消)

第36条　文書管理主任者は、前条の規定により文書を廃棄したときは、その旨を総務課長に通知するとともに、各課の文書保存台帳の登録を抹消しなければならない。

(保存年限の変更等)

第37条　保存年限を経過した文書で、なお保存の必要があるものについては、更に保存年限を定めて保存することができる。この場合においては、総務課長と合議しなければならない。

(文書の種類)

第38条　本市において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第39条　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

(文書の番号)

第40条　文書には、条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓にあつては令達番号簿による令達番号を、指令、達及び往復文にあつては主管課において文書収発簿により文書番号を付さなければならない。ただし、令達番号は総務課において付さなければならない。

(文書の記号)

第41条　前条第1項に規定する令達番号には、市名及び文書種類名(訓及び内訓にあつては文書種類名)を、指令及び達の文書番号には、市名、文書種類名及び別表第3に定める文書記号を、往復文の文書番号には、文書記号を付さなければならない。

(文書の発信者名)

第42条　文書の発信者名は、原則として市長名を用いなければならない。

(文書の書式及び用例)

第43条　文書の書式及び用例は、次に掲げるとおりとする。

(用字、用語、文体等)

第44条　文書の用字、用語、文体等は、次の各号に掲げる表記の基準によるものとする。

(条例の制定手続)

第45条　条例を制定しようとするときは、主管課において当該条案に制定文を付して起案し、決裁後、総務課において市議会提案の手続をとるものとする。

(条例の公布)

第46条　条例案について、市議会議長から議決の通知があつたときは、総務課において見附市公告式条例(昭和25年公布。以下「公告式条例」という。)第2条の定めるところにより公布するものとする。

(規則の制定及び公布)

第47条　規則を制定しようとするときは、主管課において当該規則案を起案し、決裁後、総務課において公告式条例の定めるところにより公布するものとする。

(規程の制定及び公表)

第48条　規程を制定しようとするときは、主管課において訓令文又は告示文を起案し、決裁を得なければならない。

(刊行物等の保管、管理等)

第49条　各課で作成した刊行物及び各種の統計、年報等は、総務課及び図書館において1部を管理し、閲覧するものとする。

(帳票等の様式)

第50条　この規程に定める文書の処理等に関する帳票等の様式は、次の各号に定めるとおりとする。

(その他)

第51条　この規程に定めるもののほか、文書の処理その他文書に関する事務について必要な事項は、別に定める。