○見附市職員旧姓使用取扱要綱
平成28年2月9日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この要綱は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の氏(以下「旧姓」という。)を使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(旧姓使用の承認申請及び承認)
第2条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により任命権者に申請し、その承認を受けなければならない。
2 任命権者は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、当該職員に通知するものとする。
(旧姓を使用することができる文書等)
第3条 前条に定める承認を受けた職員は、職務遂行上又は事務処理上誤解を招くおそれのないものについて、旧姓を使用することができる。
2 旧姓を使用することができる文書等の基準及び旧姓を使用することができない文書等の基準は、別表のとおりとする。
(旧姓使用の中止)
第4条 旧姓を使用している職員は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届出書(様式第3号)により任命権者に届出しなければならない。
(他の任命権者から承認を受けた職員の取扱い)
第5条 人事異動等により異なる任命権者のもとに所属を移動した職員については、従前の旧姓使用承認通知書の写しを異動先の任命権者に提出することにより、旧姓の使用を承認されたものとみなし、第2条の手続を省略することができる。
(責務)
第6条 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するにあたっては、常に誤解や混乱が生じないように努めなければならない。
(委任)
第7条 この要綱に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この要綱は、公布の日から施行する。
別表第1(第3条関係)
旧姓を使用することができる文書等の基準
法令等に抵触するおそれがなく、職務遂行上支障がないと認められるもの
基準 | 主な文書等の例示 |
1 単に氏名が記載されたもの | ・名札、名刺、ネームプレート ・職員名簿、電話配置図、座席表 ・庁内LANへの登録 など |
2 職員の権利や義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがないもの | ・出勤簿、年次休暇・夏季休暇・看護休暇願 ・時間外勤務命令簿、復命書、週休日の振替簿、代休日指定簿 ・職務に専念する義務の免除承認願 ・営利企業等従事許可願 など |
3 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | ・起案文書、回議文書 ・支出負担行為書決議書、検査調書、支出命令書の係印・決裁者印 ・事務分掌表、事務引継書 ・人事異動(内示)書、自己申告書 ・職場での呼称 など |
別表第2(第3条関係)
旧姓を使用することができない文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の身分に関係する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなったり、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがあるもの | ・辞令(発令行為の文書を含む)、宣誓書、履歴書、退職願 ・身分証明書(旧姓を併記することができる。) ・共済組合、公務災害、都市災害共済等の文書(組合員証を含む。) など |
2 公権力の行使を伴うもの等で、職・氏名を明らかにする必要があるもの | ・徴税吏員証及び税の賦課徴収に係る文書 ・法律及び条例に基づく立入検査証 など |
3 行政処分、行政指導等に関するもの | ・文書等の発信者氏名(福祉事務所長名等) など |
4 給与や旅費の支給事務で、税金の源泉徴収や銀行口座の氏名等との整合性を図る必要があるもの | ・給与及び手当等関係の文書 ・支出命令書の請求者の氏名及び印 ・会計管理者名での文書等の発信者氏名 ・債権者登録申請書 など |
5 法令等により認められないもの | ・給与の源泉徴収票、給与所得者の扶養控除等(異動)申請書 ・採用及び退職関係書類 など |
